Jamais, nous n’avons eu autant d’informations à notre disposition ! Papier, audio, photo, vidéo, numérique…Chaque jour nous apporte des actualités en nombre, qui seront vite remplacées par celles du lendemain. Vous est-il déjà arrivé de vouloir retrouver un renseignement, un document. Vous savez que vous l’avez vu, lu, entendu. Vous cherchez dans les dossiers de votre ordinateur, les réseaux sociaux, les sites de presse que vous fréquentez habituellement, les moteurs de recherche. Mais, pour finir par y renoncer, après avoir perdu du temps et gagné du stress…Consultante en entreprise, Claire DOUTREMEPUICH présente à travers cette chronique un outil utile pour les professionnels et le monde associatif.

TRIBUNE : Capturer, organiser et retrouver : c’est là tout l’intérêt d’EVERNOTE, un outil qui permet de capturer tous types d’éléments, de les conserver, les organiser et les prioriser. Afin de les retrouver facilement, à tout moment. Grâce à ce système, vous allez créer vos dossiers (appelés « carnets de note »), dans lesquels vous allez classer autant de notes que vous voulez.

Différents dossiers peuvent être regroupés dans une « pile » pour une organisation plus poussée. Quelles que soient les sources, tous les documents sont stockés dans le même dossier.

Vous pouvez aussi choisir de partager un dossier avec d’autres personnes : c’est très intéressant quand plusieurs personnes travaillent sur un projet. Chacune peut y ajouter des éléments, et se tenir au courant des avancées, au moment qui lui convient le mieux.

Chaque note peut avoir une « étiquette », ce qui permet de regrouper facilement les différents éléments, relatifs à une même thématique.

Par exemple, un dossier « organisation d’un évènement », peut contenir des notes avec des étiquettes « communication », « logistique », « finances », « compte-rendu de réunions », « listes de tâches »…

Quels types de documents puis-je enregistrer dans Evernote ?

Pléthore de documents peuvent ainsi intégrés ce dispositif utile et facile à l’usage :

- des notes manuscrites,

- des photos,

- des vidéos,

- des documents sons (enregistrement de réunion, mémos vocaux …),

- des notes que vous créez dans « EVERNOTE »,

- des pages web (ou un article, une photo, figurant sur une page web), facilement avec le « Web Clipper »,

- des mails importants,

- des factures, des documents,

- des fichiers de votre ordinateur,

- des croquis,

- des documents en version PDF,

- des tableaux,

- des invitations à des réunions,

- des comptes rendus,

- des listes,

- des bilans d’évènements.

Vous capturez des idées, des inspirations, gérez de grands projets, comme des moments personnels, respectez les délais impartis grâce aux listes de tâches et aux rappels.

EVERNOTE s’installe sur votre smartphone, sur votre ordinateur, et la synchronisation entre vos appareils est instantanée : où que vous vous trouviez, vos informations sont toujours disponibles !

La version gratuite donne accès aux principales fonctionnalités, et, si vous stockez beaucoup d’éléments volumineux, l’offre Premium est à disponible dès 6,99 euros par mois.

EVERNOTE est utile à titre personnel (projets personnels, études, organisation de vacances, d’anniversaires…), à titre professionnel (projets, suivis, évènements, objectifs, réseaux …) et en entreprise (projets, collaborations, travail en équipe …).

Quel usage pour les membres d’une association ?

Pour les associations, « EVERNOTE » favorise la collaboration et le partage. L’outil nous aide à mener à bien nos projets. Les membres d’une structure associative ont souvent des emplois du temps chargés, et, entre deux réunions, il est souvent compliqué de maintenir le contact.

L’utilisation d’EVERNOTE, sa fonction de partage de dossiers, permet à chaque membre d’être au courant, au moment qui lui convient le mieux, de l’avancée d’un projet.

On peut également y ajouter à tout moment, un nouvel élément, auquel les autres membres auront immédiatement accès.

Chacun ayant pu prendre connaissance des éléments au fur et à mesure, les réunions sont aussi plus productives.

Elles permettent d’intégrer de nouvelles idées et d’assurer facilement un bon niveau d’information de chacun des membres, même à ceux dans l’impossibilité de participer à une réunion.

La participation devient plus élargie. Elle implique chacun(e), avec autant d’ingrédients propres à nous aider à mener à bien, encore plus de projets, à avoir plus d’impact pour contribuer à changer les choses à travers des actions déclinées localement.

Claire DOUTREMEPUICH